Profilo di lavoro: Segretario/a - Lavoro segretaria

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Cosa



Es. segretaria, archivi...

Dove


Segretario/a

La/il Segretaria/o è la figura che organizza e gestisce l'accoglienza, i flussi informativi in entrata ed in uscita, la registrazione, protocollazione ed archiviazione dei documenti, la redazione di testi e l'organizzazione di riunioni e trasferte.

La segretaria è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni, e può assumere diverse denominazioni in funzione dei livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione.

Ambito/ di riferimento:



Il contesto in cui svolge la mansione questa figura è la funzione amministrativa dell'impresa.

Collocazione/i organizzativa/e:



Presidia più aree di attività: la reception, il centralino telefonico, la gestione degli appuntamenti e dell'agenda del dirigente, la redazione testi, la gestione dell'archivio e del protocollo, l'organizzazione delle riunioni e viaggi di lavoro.
Redige, modifica, memorizza e stampa testi, quali lettere, moduli, tabelle e documenti aziendali. In genere presiede anche la gestione dell'archivio documentale aziendale. In molti casi alcune delle funzioni sopra descritte sono affidate anche ad altre figure amministrative che possono trovare denominazioni diverse: addetto front office, dattilografa, addetto archivio, centralinista, addetto protocollo (cfr addetto amministrativo).
In altri contesti le funzioni della Segretaria/o possono specializzarsi o ampliarsi, come nel caso della Segretaria/o di direzione o del Responsabile di segreteria.

Competenze del segretario/a


 
  • effettuare l'archiviazione di documenti
  • effettuare l'organizzazione di trasferte del personale
  • eseguire il trattamento di documenti amministrativo-contabili
  • gestire le comunicazioni in entrata ed uscita (posta e protocollo)
  • organizzare riunioni di lavoro
  • redigere testi lettere commerciali

 

Conoscenze del segretario/a

   
 
  • Elementi di diritto amministrativo
  • Normativa in materia di tutela della Privacy
  • Nozioni sui titoli di viaggio
  • Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Lingua italiana
  • Norme redazionali della corrispondenza commerciale

 

Abilità del segretario/a


 
  • Applicare metodi di catalogazione
  • Applicare procedure di archiviazione
  • Applicare procedure di protocollazione documenti
  • Applicare tecniche di classificazione documentale
  • Applicare tecniche per l'organizzazioni di archivi informatizzati
  • Utilizzare lo scanner
  • Utilizzare software archiviazione dati

Una nuova figura professionale: l'Assistente Virtuale

Non si sa di preciso quando sia arrivata in Italia la figura dell'Assistente Virtuale, ciò che è certo è che ha seguito un percorso nettamente diverso rispetto a quello delle colleghe d'oltreoceano. O, per meglio dire, un doppio percorso, formato da una parte da una minoranza purtroppo ancora poco conosciuta di Assistenti Virtuali 'classiche' e, dall'altra, da quello che andrebbe più correttamente definito "servizio di segreteria telefonica dal vivo". Alle spalle di questo servizio ci sono di solito call-centers e Business Centers - i cui introiti primari provengono dal telemarketing per i primi e dall'affitto di uffici arredati per i secondi - che impiegano il personale femminile a loro disposizione (spesso straniero) per aumentare le entrate.


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